Het op orde hebben van je administratie geeft je enorm veel inzicht in je bedrijfsvoering. Door je nacalculatie te vergelijken met je voorcalculatie krijg je inzicht in de kwaliteiten van je bedrijf en de kwaliteiten van je personeel in het bijzonder.
Het analyseren van je calculaties begint met het voeren van een goede (project-)administratie. Als gebruikte materialen niet op klussen worden geboekt, de uren steevast (te) laat worden geboekt, hoe kan je dan bijsturen wanneer het ook echt nodig is?
Waarom is een (korte) analyse van je nacalculatie zo belangrijk?
In de nacalculatie, kunnen twee verschillen ontstaan: prijsverschillen en efficiencyverschillen. Prijsverschillen ontstaan als je calculatieprijs afwijkt van je uiteindelijke inkoopprijs. Dit risico neemt vooral toe als er veel tijd tussen de uitvoering en de oorspronkelijke offerte zit. Zorg er dus voor dat prijsstijgingen in materiaal en uurloon doorbelast kunnen worden.
Efficiencyverschillen ontstaan als de begrote hoeveelheden (in uren en materiaal), afwijken van de werkelijke hoeveelheden.
Verschil voor- en nacalculatie
In het algemeen geldt dat het verschil tussen de voor- en nacalculatie vooral ontstaat bij de bestede uren. Maar de controle op materiaalverbruik is natuurlijk ook belangrijk. Is er een (aanzienlijke) afwijking in het materiaal? Ga dan de verschillen bekijken, dit kan zijn:
- Bestek anders geïnterpreteerd, er was uiteindelijk meer materiaal nodig om aan de wensen van opdrachtgever te voldoen
- Menselijke fouten in de calculatie, niet de juiste aantallen opgenomen
- Uitvoering anders dan beoogd, in het werk is tot een andere uitvoering besloten dan oorspronkelijk bedacht.
Verschillen nacalculatie met materiaal
Zijn er grote verschillen in de nacalculatie met materiaal? Bespreek dit met je werkvoorbereider, projectleider en monteurs! Het grootste risico bij aangenomen werken, zit in de benodigde uren. Dit geeft veel inzicht in de kwaliteiten van je bedrijf. Bekijk consequent de nacalculaties en gebruik de uitkomsten om je processen en rendement te verbeteren.
Waar ga je starten met je analyse?
- Zorg dat je de nacalculatie van de projecten hebt
- Selecteer de projecten op afwijkingen in de uren (relatieve afwijking)
- Selecteer de projecten op afwijkingen in de uren (absolute afwijking)
Goede analyse belangrijk
Is er sprake van grote afwijkingen (>10%), neem de tijd dit verlies goed te analyseren. Wat zorgt ervoor dat er zoveel meer tijd nodig is geweest dan begroot?
Mogelijke antwoorden hierop kunnen zijn:
- Te optimistisch gerekend om het project binnen te halen
- Bij deze opdrachtgever zijn structureel meer uren nodig, omdat de opdrachtgever niet altijd efficiënt plant en werkt (veel ad hoc bezoeken)
- Calculator die zich verrekend
- Ongelukkige samenstelling van monteurs (best man for the job)
- Disbalans eigen monteurs/ingeleende monteurs (algemeen wordt een hogere productiviteit van eigen medewerkers verwacht)
Bij welk type project zitten de relatief grote afwijkingen?
Bij het bestuderen van je nacalculaties, ben je vooral op zoek naar de terugkerende afwijkingen. Zitten ze steevast op de grote of juist kleine projecten? En wat is er nodig om dit te verbeteren? Omdat het doorgaans terug te voeren is op mensen, zul je hier conclusies aan moeten verbinden. Je maakt immers verlies op het werk.
- Mogelijk dat monteurs beter tot hun recht komen in ander type werk
- Moet je bij een calculator standaard 10% extra uren begroten
- Heeft de werkvoorbereider het onvoldoende ‘in-de-vingers’
- Heb je te veel inleners in verhouding tot eigen medewerkers
- Heb je te grote werken aangenomen die eigenlijk niet bij je bedrijf passen
De afwijkingen tussen de voor- en nacalculaties, geven je een uitstekend inzicht in je bedrijf. Hoe kleiner de verschillen, hoe beter het werk bij je past. Bij structureel grote afwijkingen, zijn aanpassingen gewenst. Je maakt dan waarschijnlijk verlies op die werken.
Hoe houd je gedurende de uitvoering van de aangenomen werken vinger aan de pols met je bestede uren?
Deze informatie komt vooral bij de projectleiders vandaan en is niet altijd meetbaar. Echter, vanuit ervaring ben je wel in staat om projecten te beoordelen. Heb je al de helft van de gecalculeerde uren gebruikt, maar pas een kwart van het werk uitgevoerd? Zorg dat je de reden hiervan achterhaalt, maak aanpassingen in het werk. Verander bijvoorbeeld de samenstelling van de monteurs. Heb je niet of nauwelijks verschillen in je voor- en nacalculatie? Van harte gefeliciteerd! Je doet precies het werk wat goed past bij je bedrijf! Als het goed is, moet het zich vertalen in een gezond rendement van je bedrijf. Komen je voor- en nacalculaties met elkaar overeen, maar maak je toch geen winst? Dan reken je met een verkeerde kostprijs. Alles over een juiste kostprijsberekening vind je in ‘Reken je echt met de juiste kostprijs?’.
Om echt stappen te kunnen maken heb je eerst inzicht in je eigen bedrijf nodig. Ook voor dit soort vragen en informatie kun je bij Uw Duurzame Installateur terecht. Al eerder publiceerde we het blog Installateur: Ben je te druk? Verhoog je prijs!
[av_image src=’https://lidworden.uwduurzameinstallateur.nl/wp-content/uploads/2018/07/Whitepaper-Uw-duurzame-Installateur-gids-cover_vierkant-300×300.png’ attachment=’1723′ attachment_size=’medium’ align=’center’ styling=” hover=” link=” target=” caption=” font_size=” appearance=” overlay_opacity=’0.4′ overlay_color=’#000000′ overlay_text_color=’#ffffff’ copyright=” animation=’no-animation’ av_uid=’av-fgwz1′ custom_class=” admin_preview_bg=”][/av_image]
[av_button label=’Download het whitepaper over Succesvoller ondernemen’ link=’portfolio,2270′ link_target=” size=’medium’ position=’center’ label_display=” icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’ color=’theme-color’ custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ av_uid=’av-2wpku5′ custom_class=” admin_preview_bg=”]
